Privacy toelichting IRIS scholen

Contactgegevens Stichting IRIS:
Postbus 41, 2100 AA Heemstede; 023-5483800

 

Verwerkingsverantwoordelijke:
College van bestuur Stichting IRIS

 

Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming:
Postbus 41, 2100 AA Heemstede;
023-5483808, gegevensbescherming@iris-cvo.nl

Het bestuur verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens, vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Het bestuur is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. In deze privacy toelichting leggen wij graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.

 

Waarom verwerken wij gegevens van onze leerlingen?

De schoolleiding van ………….. (naam school) verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen een diploma te halen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.

 

Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).

 

Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken diverse soorten gegevens van uw kind, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij …………….(naam school).

 

Een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken is onderaan deze pagina opgenomen.

 

Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in geval van nood.

 

Hoe gaan wij om met persoonsgegevens?

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de schoolinspectie, de GGD/schoolarts, het samenwerkingsverband en de accountant.

 

Wij kunnen ook commerciële derde partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

 

De persoonsgegevens worden beveiligd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen conform wet- en regelgeving.

 

Welke rechten hebben leerlingen en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar?

De schoolleiding stelt u in staat gebruik te maken van de wettelijke rechten vanuit de privacywetgeving. Dit betekent dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of geheel te wissen uit de systemen van de school . U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Als u ons verzoekt om gegevens te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. U heeft altijd het recht om te vragen om de gegevens die wij van uw kind verwerken aan u of aan een andere organisatie over te dragen. Uw kind heeft het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.

 

Als u vragen of opmerkingen heeft bij de manier waarop wij met de gegevens van uw kind omgaan dan kunt u contact opnemen met de schoolleiding of onze Functionaris Gegevensbescherming (contactgegevens bovenaan deze toelichting).

Categorieën persoonsgegevens die wij verwerken

Contactgegevens onderverdeeld in de volledige set:
1a: naam, voornaam, e-mail, opleiding;
1b: geboortedatum, geslacht;
1c: overige contactgegevens te weten:
adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen;

 

Leerling nummer, Nationaliteit en geboorteplaats, Contactgegevens ouders, voogd;

 

Medische gegevens (op eigen verzoek/vrijwillig);
gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen;

 

Godsdienst (op eigen verzoek/vrijwillig)
gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs;

 

Studievoortgang:
Gegevens die betrekking hebben op het verloop van het onderwijs en de behaalde studieresultaten;

 

Onderwijsorganisatie
Gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen ook lesroosters, boekenlijsten, schoolpasjes enz.

 

Financiën
Gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van bijdragen. Hiervoor hebben wij o.a. een bankrekeningnummer nodig;

 

Beeldmateriaal
Foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de ………………(naam school). Pasfoto’s worden alleen gebruikt voor identificatie en als aanvulling op het dossier; Voor het overige gebruik van beeldmateriaal zal altijd toestemming gevraagd worden.

 

Overige gegevens
Andere dan de hierboven genoemde gegevens als die verwerkt moeten worden op basis van een andere wet. (waaronder BSN).