Privacy- en cookieverklaring leerlingen, ouders en websitebezoekers Stichting IRIS

Inleiding

Stichting IRIS verwerkt persoonsgegevens van kinderen, hun ouders en websitebezoekers. Stichting IRIS vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Stichting IRIS is verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij daarom graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van kinderen, hun ouders en websitebezoekers omgaan. Deze privacy- en cookieverklaring ziet op het bezoek van de website www.stichtingiris.nl van Stichting IRIS. Als uitgebreidere, meer juridische uitleg van de omgang met persoonsgegevens verwijzen wij naar het interne privacybeleid van Stichting IRIS wat op verzoek ter beschikking wordt gesteld.

Waarom verwerkt Stichting IRIS persoonsgegevens van leerlingen, ouders en websitebezoekers?

Stichting IRIS verwerkt persoonsgegevens van kinderen en ouders voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met de ouders van de leerling hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.

Daarnaast verwerkt Stichting IRIS persoonsgegevens van leerlingen en ouders om haar verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de persoonsgegevens nodig om het kind aan te melden bij één van onze kindcentra, om de voortgang bij te houden en om het kind in staat te stellen een diploma te behalen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en leerplichtambtenaar.

Bovendien verwerkt Stichting IRIS mogelijk persoonsgegevens van kinderen en ouders middels cameratoezicht. Stichting IRIS heeft hiervoor een gerechtvaardigd belang. Door het gebruik van cameratoezicht kan Stichting IRIS namelijk overlast, zoals vandalisme en andere strafbare feiten door derden (zoals inbraak, diefstal of vernieling) voorkomen en registreren. Dit doet Stichting IRIS ter bescherming van de veiligheid en gezondheid van kinderen, ouders, medewerkers en bezoekers. De camerabeelden worden uitsluitend uitgekeken bij een melding van een incident en door een daarvoor door Stichting IRIS aangewezen directielid of zijn/haar vervanger. De beelden worden maximaal vier weken bewaard, tenzij op de beelden een incident zichtbaar is. In het laatste geval worden de beelden bewaard, totdat het incident opgelost is.

Wanneer u onze website bezoekt, verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dit kunnen mogelijk persoonsgegevens zijn. De persoonsgegevens die wij verzamelen gebruiken wij voor het beschikbaar stellen en goed laten werken van de website, het tracken van websitebezoekers middels cookies, het analyseren van websitegebruik middels cookies, het opnemen van contact op uw verzoek en het werven en selecteren van nieuwe medewerkers.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf toestemming voor hebt gegeven of wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen.
Als voor het verwerken van persoonsgegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kunnen kinderen en ouders de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Dat het noodzakelijk is voor het behartigen van ons gerechtvaardigd belang. Waarbij wij eerst zorgvuldig afwegen of ons belang echt zwaarder weegt dan uw privacybelang, wij u hierover door middel van deze privacy- en cookieverklaring informeren en wij u daarnaast het recht op bezwaar hiertegen bieden.
• Dat wij u vooraf om toestemming hebben gevraagd. De toestemming die u geeft kunt u op elk moment weer intrekken.
• Dat wij een overeenkomst met u aangaan, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt. U gaat dan in op ons aanbod om contact met ons op te nemen.

Cookies

Op de website van Stichting IRIS, gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:

• Functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies)
• Het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies)
• Gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies)

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om uw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de cookies die wij en derde partijen gebruiken.

In- en uitschakelen van cookies

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Solliciteren

U kunt via de website bij ons solliciteren. Wanneer u bij ons solliciteert verzamelen wij uw NAW-gegevens, geboortedatum, geslacht, alles wat in uw CV en motivatiebrief staat en eventueel foto en/of referenties. Deze gegevens verwerken wij om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en – als u bij ons komt werken – om uw arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren of als u een zelfstandige bent een overeenkomst van opdracht met u uit te voeren.

Let op: Een social media- en Google-onderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is nodig om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij zoeken hiervoor op uw naam op Google, en uw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn. Wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken.

De sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal vier weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens, zodat wij nog contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we op dit moment geen functie kunnen aanbieden, maar verwachten dat er in de nabije toekomst een geschikte functie voor u vrijkomt bij ons, kunnen we – met uw toestemming – uw sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij

In het kader van de hierboven genoemde grondslagen verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Geboortedatum kind;
• Geboorteplaats kind;
• Geslacht kind;
• Foto’s en video’s kind;
• Camerabeelden;
• Schoolgegevens en studievoortgang;
• Geloofsovertuiging (vrijwillig/op eigen verzoek);
• Medische gegevens (vrijwillig/op eigen verzoek/op ons verzoek);
• Persoonsgegevens op basis van websitebezoek zoals browser en geografische gegevens
• Cookie ID
• IP-adres
• Referrer-URL
• Sollicitatiegegevens:
  • Contactgegevens
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Overige inhoud CV
  • Inhoud motivatiebrief
  • Eventuele opgegeven referenties
  • Foto
• Overige persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt.

Het is niet zo dat we altijd alle gegevens van u gebruiken. Vaak is dit maar beperkt tot een aantal van de bovengenoemde soorten gegevens. Welke gegevens we precies van u verzamelen en gebruiken, hangt af van het doel waarvoor we de gegevens verwerken. Wij bewaren uw gegevens voor zolang als dat noodzakelijk is.

Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?

Bij het verwerken van de persoonsgegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de persoonsgegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om persoonsgegevens van het kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/arts, samenwerkingsverband en accountant.

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de persoonsgegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om kinderen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de persoonsgegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Stichting IRIS. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke persoonsgegevens er verwerkt worden en hoe deze persoonsgegevens beveiligd worden.

Wij zullen de persoonsgegevens niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de persoonsgegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

Wij gebruiken systemen waarin persoonsgegevens zoveel mogelijk versleuteld opgeslagen worden en alleen die medewerkers kunnen bij de persoonsgegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Als u er belangstelling voor heeft, kunnen wij u een overzicht geven van de bewaartermijnen die wij hanteren.

Beveiliging

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

Wij nemen in ieder geval de volgende maatregelen:

• Autorisatie: slechts enkele bevoegde medewerkers hebben toegang tot uw persoonsgegevens en de gegevens van uw kind.
• SSL-verbinding: we hanteren een beveiligde internetverbinding.
• Logging: wij maken gebruik van logging. Dat betekent dat wij precies bijhouden wie wat met uw persoonsgegevens doet.
• Tweefactorauthenticatie: wij maken gebruik van dubbele toegangsbeveiliging.
• Software: persoonsgegevens worden alleen gebruikt met veilige software.
• Wachtwoordbeleid: wij hanteren een strikt wachtwoordbeleid.
• Encryptie: persoonsgegevens worden zoveel mogelijk versleuteld verstuurd.
• Pentest: om zwakke plekken te ontdekken laten we regelmatig testen uitvoeren naar de beveiliging van persoonsgegevens en andere bedrijfsgevoelige gegevens.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen

Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan andere bedrijven of instellingen verstrekken, omdat:

• Wij hen hebben ingeschakeld om ons te ondersteunen.
• Dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren.
• Wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben.
• Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De volgende categorieën van derden verwerken uw persoonsgegevens:

• Onze ICT-dienstverleners waaronder onze website-beheerder.
• Digitale verzenddiensten voor het versturen van berichten of e-mails.
• Onze cookie-dienstverleners.

Om onze diensten te kunnen verlenen, kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Welke rechten heeft u?

U heeft een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd.

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage: U heeft het recht de persoonsgegevens die wij van hen verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: U heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om uw toestemming in te trekken: Indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: In sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via scholen@ictrecht.nl

Klacht indienen
Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren hierover met u. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij kunnen deze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Contactgegevens

Stichting IRIS
Koediefslaan 69
2101 BT Heemstede

E-mail: info@iris-cvo.nl

Telefoon: 023 548 3800

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming (FG)

E-mail: scholen@ictrecht.nl

Telefoon: 020 663 1941